“Was ich jetzt als äußerst positiv empfinde, ist, dass man über das Tool auch direkt buchen kann, ich also alles in einem Tool machen kann.”

In unserer Customer Success Story erzählen uns Nadine und Christopher von Personio wie sie dank dem Einsatz von Lanes & Planes den Workflow im Unternehmen verbessert und das Prozess- und Zeitmanagement optimiert haben.

Personio ist ein erfolgreicher Software-Anbieter im HR Bereich. Die mittlerweile 500 Mitarbeiter des Unternehmens konnten in den letzten Jahren mehr als 2.500 zufriedene Kunden im Digitalisierungsprozess des gesamten HR-Lifecycles unterstützen.

Das Personio Team ist international aufgestellt und hat neben dem Headquarter in München noch weitere Offices in Madrid, London und Dublin.

Wir haben mit Nadine und Christopher über die Vorteile gesprochen, die Lanes & Planes dem Unternehmen gebracht hat und wie viel Zeit und welche Vorteile der Einsatz des Tools den Mitarbeitern tatsächlich bringt.

Nadine ist als Office Managerin bei Personio dafür zuständig, dass die Mitarbeiter glücklich sind, alles haben, von Getränken, über Müsli und Büromaterialien bis hin zum Sonnenschutz. Gemeinsam mit dem VP-Finance hat sie Lanes & Planes im Unternehmen implementiert.

Christopher ist seit September 2019 als Accountant bei Personio tätig. Dabei ist er vor allem für das operative Geschäft Accounting zuständig. Mit bisher vier Leuten im Team, zwei Werkstudenten, einem Team Lead und einem Accountant nutzt er Lanes & Planes schon von Anfang an sowohl für Auslagen als auch für die Buchung und Abrechnung von Reisen.

Gefühlte Zeitersparnis von 100 %

Durch die Implementierung von Lanes & Planes im Unternehmen kann sich das Office Management wieder auf seine Kernaufgaben konzentrieren. Die Mitarbeiter buchen ihre Reisen nun komplett selbst.

Als Personio sich für Lanes & Planes entschieden hat, lag der Fokus hauptsächlich auf dem Thema Reisen. Wichtig war, dass alles gut übersichtlich in einem Tool ist und man sich nicht auf zahlreichen Seiten verschiedener Anbieter ein- und ausloggen muss.

Als die Geschäftsreisen noch ohne Tool gebucht wurden, mussten die besten Flugoptionen und Preise mühsam auf den jeweiligen Portalen der einzelnen Anbieter zusammengesucht werden. Jetzt orientiert man sich teilweise nur noch an den Flugzeiten, was auch für die Mitarbeiter einfacher ist.

Auch die Mitarbeiter haben trotz der Tatsache, dass sie selbst buchen weniger Arbeit. Denn früher haben sie vorab bereits nach einer günstigen Verbindung zum Zielreiseort gesucht und dann die Infos an das Office Management weitergeleitet. Bis der Office Manager dann verfügbar war und die Reise buchen konnte, waren viele Verbindungen bereits nicht mehr verfügbar. Somit musste die Suche von vorne beginnen.

Jetzt können die Mitarbeiter ohne Mehraufwand einen Flug oder eine andere Verbindung suchen und direkt buchen. Der umständliche Weg zum Office Management und die Wartezeit bis zur endgültigen Buchung entfällt, was eine enorme Zeitersparnis bedeutet. 

Früher hat Nadine im Office Management teilweise 2 bis 3 Stunden am Tag nur Reisen gebucht und Auslagen geprüft. Das ist mit Lanes & Planes komplett weggefallen. Jetzt hat Nadine wirklich 50 bis 60 Prozent mehr Zeit für andere Sachen.

Die Buchung von Reisen geht extrem schnell.

Für die Buchung einer Reise mit Gabelflug und Hotel brauchen die Mitarbeiter jetzt nur noch rund fünf bis zehn Minuten. 

Buchhaltung – einfach, schnell und übersichtlich

Die Buchhaltungsabteilung schätzt die einfache Anwendbarkeit und gute Struktur des Tools. Die Spesen und Ausgaben der einzelnen Mitarbeiter können schnell und übersichtlich kontrolliert und freigegeben werden. Passt etwas nicht, wird über die integrierte Kommunikationsfunktion direkt beim Mitarbeiter nachgefragt. So sieht der Mitarbeiter dann direkt über das Tool, warum ein Beleg beispielsweise abgelehnt wurde oder es noch offene Fragen gibt.  

Vor Lanes & Planes kamen regelmäßig Mitarbeiter total verunsichert mit vielen Fragen zum Abrechnungs- bzw. Einreichungsprozess. Jetzt hat Personio einen übersichtlichen Prozess.

Einen weiteren Vorteil von Lanes & Planes sieht Christopher auch in der Workflow Optimierung. Personio arbeitet mit einem dreistufigen Freigabeprozess. So werden alle Auslagen im ersten Schritt von Werkstudenten geprüft und bei Unklarheiten mit Kommentaren versehen. Somit ist die Kommunikation zwischen Reisenden und Buchhaltung auf ein Tool beschränkt und auf unübersichtlichen Mailkontakt kann verzichtet werden. Der Mitarbeiter kann zusätzlich Kommentare hinterlegen, etwa warum er ein Taxi genommen hat und kein öffentliches Verkehrsmittel. Es lässt sich alles leicht und übersichtlich abbilden. 

Die Accountingabteilung von Personio profitiert zudem auch von der direkten Schnittstelle zum firmeninternen Buchhaltungstool. Der direkte DATEV Export spart unglaublich viel Zeit und Nerven. Die Buchhaltungsabteilung muss keine Belege mehr scannen, denn es besteht eine gute Arbeitsteilung zwischen Accounting und dem Mitarbeiter, der über die Mobile App die Belege selbst einscannt.

Nutzung als Spesen- und Auslagenmanagement

Die Nutzung des Tools ist firmenübergreifend. Alle Abteilungen von Product und Engineering, über Marketing bis hin zur Führungsebene nutzen die Funktionen von Lanes & Planes.

Lanes & Planes wird bei Personio nicht nur für Reisen genutzt, sondern auch für die Spesenabrechnung. So zum Beispiel, wenn Produkte eingekauft werden oder Ausgaben für ein Team Event anfallen. Somit reichen nicht nur die Mitarbeiter Belege ein, die aktiv reisen, sondern wirklich alle Mitarbeiter.

Vor Corona, als die Mitarbeiter noch häufiger unterwegs waren, gab es pro Woche durchschnittlich 75 bis 100 Belege. Jedes einzelne Ticket, jeder Flugbeleg, Hotelrechnungen und Taxiquittungen mussten bearbeitet werden. Dafür brauchte die Accountingabteilung etwa drei Stunden, um alles zu kontrollieren und zu erfassen. Heute schafft das Accounting das in der Hälfte der Zeit.

Reiserichtlinien immer im Blick

Bei Personio gibt es allgemeine Reiserichtlinien für alle Mitarbeiter, unabhängig ob Management oder normaler Mitarbeiter. Jeder muss sich an dieselben Reiserichtlinien und an dieselben Budgetvorgaben halten. 

Werden die Reiserichtlinien vom Mitarbeiter nicht eingehalten, kommt eine E-Mail vom System. Somit gibt es bereits im Vorfeld einen Prüfmechanismus. Fragen können gleich direkt mit dem Mitarbeiter über das implementierte Kommunikationstool geklärt und so der Freigabeprozess um ein Vielfaches beschleunigt werden.
Personio ist zudem gerade dabei ihre internen Manager Genehmigungsprozesse auszuarbeiten, um auch diese Aufgabe dem Office Manager abzunehmen und auf die Abteilungsleiter zu übertragen.

Tolle Unterstützung im täglichen Ablauf

Personio bezeichnet Lanes & Planes insgesamt als sehr flexibel und einen guten Businesspartner, mit dem man nicht nur gut zusammenarbeiten, sondern auch verschiedene Ideen entwickeln kann.

Besonders hervorgehoben wird auch der 24 Stunden Support, der immer erreichbar ist und bei Problemen hilft. So bietet Lanes & Planes eine tolle Unterstützung im täglichen Ablauf.