Mitarbeiter auf Dienstreise: Welche Verpflegungspauschale gilt für Frühstück?

Ein häufiger Irrtum: Die Kosten für das Frühstück auf Dienstreisen müssen vom Arbeitgeber übernommen werden. Schließlich handele es sich um eine zwingende Ausgabe zur Ausübung der beruflichen Tätigkeit, genauso wie die Übernachtung. 

Richtig ist, dass das Frühstück zu den Reisekosten zählt, steuerlich wird es aber nicht den Übernachtungskosten zugerechnet. Während diese in voller Höhe vom Arbeitgeber zu erstatten sind, greifen für Mahlzeiten auf Dienstreisen Regelungen des Verpflegungsmehraufwands. 

Die Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand sollen die höheren Kosten ausgleichen, die für Mahlzeiten außer Haus anfallen. Sie können entweder vom Arbeitgeber oder vom Arbeitnehmer steuerlich geltend gemacht werden – auch für Frühstücke auf Dienstreisen.

Für ein Frühstück setzt das Einkommenssteuergesetz (EkStG §9) 20% der geltenden Verpflegungstagespauschale an. Diese variiert, je nach Länge der Dienstreise. 

Für Dienstreisen von weniger als 8 Stunden kann keine Pauschale beansprucht werden. In unserem aktuellen Blogbeitrag finden Sie weitere Detailregelungen zum Verpflegungsmehraufwand.

Bevor ein Arbeitnehmer sich für das Hotelfrühstück entscheidet, sollte er intern abklären, ob er die Kosten selbst tragen muss oder ob er mit einer (anteiligen) Übernahme der Kosten durch seinen Arbeitgeber rechnen kann.

Arbeitgeber sind rechtlich nicht verpflichtet, Spesen wie Frühstückskosten auf Dienstreisen, voll zu übernehmen. Viele Unternehmen erstatten die tatsächlichen Kosten als Gefälligkeit. Arbeitgeber können die Kosten für das Frühstück auf einer Dienstreise aber nicht voll und lohnsteuerfrei bei ihrer Steuererklärung geltend machen. Ausschließlich die gesetzlichen Pauschalen können angesetzt werden, die in der Regel wesentlich geringer ausfallen als die realen Kosten. 

Wenn der Arbeitgeber die Pauschalen nicht übernimmt, kann der Arbeitnehmer den Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten in seiner Einkommenssteuererklärung angeben.

Damit die Kosten für Frühstück vom Finanzamt steuerlich berücksichtigt werden, müssen Arbeitgeber oder Arbeitnehmer Belege zum Nachweis der Dienstreise und Verpflegung bereithalten. Je nachdem, welche Angaben auf der Hotelrechnung zu finden sind, beeinflusst das, wie die Frühstückskosten erstattet werden.

Grundsätzlich gilt: Die Rechnung muss auf den Arbeitgeber ausgestellt werden, wenn der Angestellte die Kosten anteilig über die Steuer oder durch seinen Arbeitgeber erstatten lassen möchte. Andernfalls ist der Dienstcharakter der Reise für das Finanzamt nicht erkennbar.

Wenn das Frühstück als separate Position auf der Hotelrechnung aufgeführt ist und der Arbeitgeber nur die Übernachtungskosten voll übernimmt, für die Mahlzeiten aber die Verpflegungspauschalen ansetzt, gilt: Bei der Erstattung der Hotelkosten wird das Frühstück vom Rechnungsbetrag abgezogen. Der Arbeitnehmer erhält stattdessen – lohnsteuerfrei – 20% des Tagessatzes der Verpflegungsmehraufwands für die erste Mahlzeit des Tages. 

Beispiel: Das Frühstück im Hotel kostet 18 Euro. Der Verpflegungsmehraufwand für einen vollen Tag beträgt 28 Euro. Das Frühstück wird mit 5,60 Euro (20%) erstattet. 

Wenn der Arbeitgeber auch die Verpflegungspauschalen nicht erstattet, kann der Arbeitnehmer diese in seiner Einkommenssteuererklärung angeben.

Teilweise weisen Hotels auf ihren Rechnungen das Frühstück nicht explizit aus, sondern integrieren es in eine Sammelposition für Zimmerreinigung, Internet und Ähnliches. In dem Fall ist es nicht ersichtlich, dass Frühstück in Anspruch genommen wurde. In der Regel wird jedoch davon ausgegangen, sodass auch hier eine Kürzung um 20% der Tagespauschale vorgenommen wird.

Wenn während der Dienstreise kein Frühstück in Anspruch genommen wurde, sollte dies explizit auf der Hotelrechnung vermerkt sein. Ansonsten kann der Arbeitgeber davon ausgehen, dass der Mitarbeitende gefrühstückt hat und die Verpflegungspauschale für den Tag entsprechend kürzen. 

Wenn der Arbeitgeber seinen Angestellten Mahlzeiten wie Frühstück während der Dienstreise stellt, kann er die Verpflegungspauschalen unabhängig von den Angaben auf der Hotelrechnung um den anzuwendenden Prozentsatz (Frühstück 20%, Mittag- und Abendessen 40%) kürzen.

Angestellte können in den Reiserichtlinien ihres Arbeitgebers nachsehen, welche Regelungen hier greifen.

Wenn Mahlzeiten von einem Dritten und nicht auf Veranlassung des Arbeitgebers gestellt werden, bleibt die Verpflegungspauschale davon unberührt.

Für Angestellte gibt es verschiedene Möglichkeiten, sich Frühstückskosten anteilig zurückzuholen und es gibt genauso viele Stolperfallen auf dem Weg zur Kostenerstattung.

Das beste Mittel, wie Arbeitgeber und Arbeitnehmer ungeplante finanzielle Belastungen vermeiden: offene Kommunikation. Sprechen Sie mit Ihrem Arbeitgeber bzw. Ihren Angestellten und klären Sie vorab, wer Kosten für Mahlzeiten über welches Verfahren übernimmt. Werden Mahlzeiten gestellt? Werden Spesen komplett übernommen oder soll die Verpflegung als Werbungskosten gelten? 

Die Buchung über eine Travelmanagement-Plattform wie Lanes & Planes ersetzt nicht die Kommunikation, schafft aber mit hinterlegten Reiserichtlinien eine klare Handlungsgrundlage und beschleunigt die Spesenabrechnung um ein Vielfaches.