Checkliste zur Sorgfaltspflicht auf Geschäftsreisen
Mit unserer Checkliste wissen Sie, welche Maßnahmen Sie setzen müssen, um Ihrer Sorgfaltspflicht auch auf Geschäftsreisen nachzukommen:
- Vor der Reise
Bereits vor Reiseantritt sollten Risiken abgeschätzt und bewertet werden. Eventuelle Gefahrensituationen können so effizienter vorgebeugt werden. - Während der Reise
Gut vorbereitete Mitarbeiter meistern Krisensituationen leichter. Laufende Unterstützung und Kommunikation sollten während der gesamten Reisedauer gewährleistet sein. - Nach der Reise
Auswertungen der Reisedaten und Erfahrungsberichte der Reisenden ermöglichen gegebenenfalls notwendige Anpassungen der Reiserichtlinien und Handlungsempfehlungen.
Risk Management Business Travel – Das ist zu tun!
Ein globales Risk Management bietet den Mitarbeitern Schutz und Hilfestellung sowohl bei alltäglichen Pannen als auch bei Situationen mit großen Risiken. Es ist wichtig, dass sich Geschäftsreisende unterwegs sicher fühlen und wissen, dass im Vorfeld alle Risiken sorgfältig abgewogen und alle notwendigen Schritte zu ihrem Schutz unternommen wurden.
Nachfolgende Tipps zum Risk Management helfen Ihnen, betriebsinterne Prozesse zu vereinfachen und Ihre Pflichten als Arbeitgeber einfacher einzuhalten.
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Informationen leicht zugänglich machen
Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern Zugriff zu allen relevanten Sicherheitsinformationen und Reiserichtlinien. Stellen Sie dabei sicher, dass jeder Mitarbeiter weiß, wo sich diese Informationen befinden und dass sie diese jederzeit abrufen können – auch auf Geschäftsreisen.
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Einsatz von Technologie
Nutzen Sie digitale Lösungen, um Ihrer Fürsorgepflicht nachzukommen und den Mitarbeitern noch mehr Sicherheit zu bieten. Digitalisierung ermöglicht unkomplizierte Genehmigungen, hinterlegte Reiserichtlinien und schnelle Hilfe im Notfall.
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Reise-Apps
Auf Geschäftsreisen haben sich Reise-Apps bewährt, die den reisenden Mitarbeiter unterstützen und alle relevanten Informationen zum Reiseort sowie Tickets liefern. Zudem kann anhand einer Live-Reisekarte jederzeit der Aufenthaltsort des Reisenden bestimmt werden.
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24/7 Erreichbarkeit
Unternehmen mit Geschäftsreisenden sollten für Ihre Mitarbeiter stets erreichbar sein. Vor allem in Notsituationen, aber auch bei Problemen während der Reise kann ein Ansprechpartner rasch Hilfe bieten. Zentrale Geschäftsreiseplattformen bieten oft einen Rund-um-die-Uhr Service als Reiseunterstützung an.
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Denken Sie voraus
Auch wenn bisher noch keine Notfälle eingetreten sind, sollten Sie dennoch darauf vorbereitet sein. Denken Sie alle möglichen Szenarien durch und legen Sie einen Plan fest, der als Sicherheitsnetz für alle beteiligten Mitarbeiter funktioniert.
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Individuelle Betreuung
Besprechen Sie mit jedem Mitarbeiter alle Maßnahmen und erklären persönlich was bei Problemen zu tun ist. Zur Fürsorgepflicht gehört auch das Risikomanagement. Dazu ist es notwendig, bereits vor der Reise sämtliche Risiken abzuschätzen und individuelle Vorkehrungen zur Sicherheit des Reisenden zu treffen.
Reiserisikobewertung als Teil des Risk Managements
Risk Management im Business Travel beinhaltet auch eine eingehende Reiserisikobewertung bei der die derzeitigen Reisemuster im Unternehmen aufgezeigt werden. Seien Sie vorbereitet und legen Sie fest, wie Reisewarnungen zukünftig verwaltet werden und auf welchen Wegen Sie mit Ihren Mitarbeitern im Notfall kommunizieren können.
Gestalten Sie das Sicherheitskonzept für Reisen in Ihrem Unternehmen neu und gehen Sie dabei auch auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer reisenden Mitarbeiter ein. So bleiben Sie auch im Notfall immer flexibel.
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„Auf strategischer Ebene möchten wir nicht mehr auf Lanes & Planes verzichten. Die präzise Steuerung über Reiserichtlinien und Buchungsrechte erlaubt es uns, unsere Mitarbeiter sicher auf Reisen zu schicken.”
Florian Kasper
Vorstandsreferent, notebooksbilliger.de
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Erfahren Sie die wichtigsten Schritte eines erfolgreichen Risikomanagements.