Fahrtkostenabrechnung für Geschäftsreisen

Reisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln, wie Bahn, Bus, Flugzeug, sowie mit Mietwagen oder Taxi werden (nach Vorlage von Ticket oder Rechnung) als Reisekosten erstattet. 

Nutzen Mitarbeitende ihr privates Fahrzeug für eine berufliche Reise, können sie die entstandenen Fahrtkosten über einen individuellen oder einen pauschalen Kilometersatz von ihrem Arbeitgeber zurückfordern. Umgangssprachlich wird der Kilometersatz auch als Kilometergeld bezeichnet. Nutzen Sie einen Firmenwagen für die Geschäftsreise, so können Sie diese nicht als Reisekosten geltend machen, da sie bereits in den Betriebsausgaben des Unternehmens enthalten sind. 

Um den individuellen Kilometersatz für die Reisekostenabrechnung zu ermitteln, werden die jährlichen Gesamtkosten eines Fahrzeugs durch die jährlich gefahrenen Kilometer dividiert. Das Ergebnis daraus ist der Kilometersatz, der als Berechnungsgrundlage für die Fahrtkosten herangezogen wird.

7.000 € : 13.000 km = 0,5384 €/km

Der individuelle Kilometersatz für dieses Fahrzeug beträgt 0,54 €/km. 

Legt ein Mitarbeitender mit diesem Fahrzeug 300 Kilometer zurück, bekommt er 162 € vom Arbeitgeber erstattet (300 km x 0,54 €/km = 162 €).

Die Höhe der Pauschale hängt vom gewählten Verkehrsmittel ab. Für PKW gilt 2025 eine Pauschale von 30 Cent pro Kilometer. Für Motorräder oder Mopeds werden 20 Cent pro Kilometer angesetzt. Um die Kilometerpauschale geltend zu machen, ist es wichtig, den Kilometerstand vor und nach der Reise zu dokumentieren.

Um die Kilometerpauschale zu ermitteln, können Sie die folgenden Faustformeln anwenden: 

In der folgenden Tabelle finden Sie die Kilometerpauschalen für die Jahre 2020 – 2025:

Hinweis: Die Kilometerpauschale umfasst nicht den regulären Arbeitsweg, d. h. die Strecke zur ersten Tätigkeitsstätte. Diese wird über die sogenannte Pendler- oder Entfernungspauschale abgefangen (siehe Punkt „Unterschied zwischen Kilometerpauschale und Pendlerpauschale“).

Für eine Dienstreise von München nach Frankfurt am Main nutzen Sie Ihren privaten PKW und legen je Strecke 420 km zurück. Zur Berechnung der Kilometerpauschale können Sie die folgende Formel nutzen: Zahl gefahrene Kilometer x 0,30 € Pauschale = Kilometerpauschale

Daraus ergibt sich die folgende Rechnung: 

Nein. Arbeitgeber sind gesetzlich nicht zur Zahlung des Kilometergelds verpflichtet. Viele Unternehmen tun es dennoch aus Kulanz – die Reiserichtlinie sollte die entsprechende Regelung beinhalten.

Wenn der Arbeitgeber das Kilometergeld nicht erstattet, können Beschäftigte die Fahrtkosten als Werbungskosten in ihrer nächsten Steuererklärung angeben. Damit werden die Kosten nicht vollständig erstattet, aber es entsteht immerhin ein Steuervorteil: Ausgaben für eine Dienstreise müssen nicht versteuert werden. Das zu versteuernde Einkommen sinkt, was sich je nach Steuerklasse und Einkommen positiv auswirkt.

Nicht nur Angestellte, sondern auch Selbstständige können Kilometergeld geltend machen. In unserem Artikel „Reisekostenabrechnung für Selbstständige und Freelancer“ erfahren Sie, wie das funktioniert.

Die Kilometerpauschale ist nicht zu verwechseln mit der Pendler- oder Entfernungspauschale. Im Gegensatz zur Kilometerpauschale gilt die Pendlerpauschale nicht auf Geschäftsreisen, sondern für den Arbeitsweg (d. h. den Weg vom Wohnort zum regelmäßigen Arbeitsplatz).

Die Pendlerpauschale beträgt 0,30 €/km für die ersten 20 Kilometer. Ab dem 21. Kilometer erhöht sie sich auf 0,38 €/km. Dabei ist egal, ob die Strecke mit dem Auto, Fahrrad, ÖPNV oder zu Fuß zurückgelegt wird.

Die Pendlerpauschale gilt als umstritten, wird aber rege in Anspruch genommen: 2020 machten 13,8 Millionen Arbeitnehmer:innen die Pendlerpauschale geltend. Im Schnitt legen deutsche Pendler:innen 28 Kilometer vom Wohnort zur Arbeitsstätte zurück. 84 % davon nutzten zumindest für einen Teil der Strecke das Auto. [Quelle: Pressemitteilung Statistisches Bundesamt]

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