Was Sie über Reisekostenmanagement in Unternehmen wissen müssen

Termin beim Kunden, Weiterbildung, Messe: Es gibt viele Gründe, beruflich unterwegs zu sein. Dauert die Geschäftsreise mehrere Tage, fallen in den meisten Fällen Kosten für die Übernachtung an. 

Nach dem Transport ist die Übernachtung der zweitgrößte Kostenfaktor bei Geschäftsreisen. 2024 gaben 71 % der Unternehmen an, dass die Übernachtungskosten 25 % ihrer gesamten Geschäftsreisekosten ausmachten. [Quelle: VDR Geschäftsreiseanalyse 2025].

Bei der Abrechnung von Übernachtungskosten kann entweder die tatsächliche Höhe der Kosten oder eine Übernachtungspauschale angesetzt werden. In diesem Artikel sehen wir uns an, wie die Abrechnung funktioniert und wann sich welche Methode zur Abrechnung lohnt.

Wenn Arbeitnehmer auf Veranlassung ihres Arbeitgebers auf eine Geschäftsreise gehen, übernimmt das Unternehmen in der Regel die Kosten für die Unterkunft. Im Normalfall geschieht dies über die Reisekostenabrechnung, bei der die Arbeitnehmer ihre Belege (wie Hotelrechnungen) einreichen.

Der Vorteil für den Arbeitgeber: Die Kosten können vollständig als Betriebsausgabe steuerlich abgesetzt werden.

Damit eine Hotelrechnung auf die Firma ausgestellt und steuerlich als Betriebsausgabe geltend gemacht werden kann, muss sie den vollständigen Firmennamen und die korrekte Firmenadresse enthalten. Viele Unternehmen verlangen intern zusätzlich den Namen der reisenden Person, auch wenn das keine gesetzliche Pflichtangabe ist. Ab einem Rechnungsbetrag von 250 € sind zudem Steuerausweis und Steuernummer des Hotels gesetzlich vorgeschrieben.

Damit die Buchhaltung die Übernachtung reibungslos als Betriebsausgabe verbucht und die Vorsteuer geltend machen kann, muss die Hotelrechnung von Anfang an auf die Firma statt auf die Privatperson ausgestellt werden. Das am besten schon beim Check-in klarstellen – eine nachträgliche Korrektur der Rechnung ist bei vielen Hotels mit Aufwand verbunden.

Wichtig: Frühstück, Parken oder Business-Pauschalen unterliegen oft einem anderen Steuersatz als die reine Übernachtung (19 % statt 7 %) und müssen auf der Rechnung separat aufgeführt werden, damit die Vorsteuer korrekt aufgeteilt werden kann.

Bei Airbnb & Co. läuft die Rechnungsstellung anders als im Hotel: Zwar ist der Gastgeber grundsätzlich verpflichtet, einer Firma auf Wunsch eine Rechnung auszustellen, in der Praxis bekommen Reisende jedoch häufig nur eine einfache Zahlungsbestätigung ohne gesonderten Steuerausweis, da weder Airbnb noch viele Privatvermieter darauf eingerichtet sind. 

Für die Reisekostenabrechnung reicht diese Bestätigung meist aus, solange Name, Adresse, Reisezeitraum und Betrag ersichtlich sind – der volle Vorsteuerabzug ist bei Privatvermietern jedoch häufig nicht möglich, da diese als Kleinunternehmer oft nicht umsatzsteuerpflichtig sind. Vor der Buchung lohnt sich daher ein Blick in die interne Reiserichtlinie, ob Airbnb-Buchungen für Geschäftsreisen überhaupt zulässig sind.

So vermeiden Sie Probleme bei der Abrechnung:

Übernachten Mitarbeitende aufgrund einer geschäftlichen oder dienstlichen Reise auswärts, können Arbeitgeber ihnen eine Übernachtungspauschale bezahlen. Der Pauschalbetrag für Deutschland beträgt 20 € pro Nacht (Stand Juni 2025).

Die Übernachtungspauschale wird als steuerfreier Fixbetrag ausbezahlt. Wie hoch die Pauschale ausfällt, ist abhängig vom Reiseland und den dortigen Lebenshaltungskosten. Es müssen keine Belege oder Quittungen eingereicht werden, um die Pauschale in Anspruch zu nehmen, was die Reisekostenabrechnung für Unternehmen und Beschäftigte erheblich vereinfacht.

Ob sich die Übernachtungspauschale oder die Erstattung der tatsächlichen Kosten mehr lohnt, hängt stark vom Reiseziel ab.

In Deutschland liegt die steuerfreie Übernachtungspauschale bei 20 € pro Nacht. Dieser Betrag ist in der Regel nicht ausreichend, um die Kosten für eine Hotelübernachtung zu decken, insbesondere in größeren Städten. Die Pauschale lohnt sich nur, wenn keine oder geringe Kosten für die Übernachtung anfallen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Mitarbeitende bei Freunden oder Familie übernachten oder wenn LKW-Fahrer:innen in ihrem Fahrzeug übernachten. 

In der Regel ist es bei Geschäftsreisen im Inland daher eher von Vorteil, die Kosten (mit den entsprechenden Belegen) über die Reisekostenabrechnung abzuwickeln.

Bei Auslandsreisen sieht die Situation anders aus: Die Pauschalsätze liegen hier wesentlich höher und tragen damit den Lebenshaltungskosten vor Ort Rechnung. 

Hier kann es sich für Arbeitgeber lohnen, den Mitarbeitenden die Übernachtungspauschale auszuzahlen. Das bedeutet einen wesentlich geringeren Verwaltungsaufwand und eine einfachere Budgetierung. Es ist jedoch wichtig, vor der Reise die geltenden Pauschalsätze zu prüfen, da diese je nach Land bzw. Stadt variieren können. So gelten z. B. für London höhere Pauschalsätze als für den Rest des Vereinigten Königreiches, aufgrund der höheren Lebenshaltungskosten.

Hinweis: Bei längeren Aufenthalten ist die Dreimonatsfrist zu beachten: Die Pauschale kann nur für bis zu 3 Monate steuerfrei angerechnet werden. Danach gilt sie als Einkommen und es fallen Steuern dafür an.

Der Arbeitgeber ist rechtlich nicht verpflichtet, den Pauschalbetrag oder die tatsächlichen Übernachtungskosten zu zahlen. Viele Unternehmen erstatten ihren Mitarbeitenden jedoch die Auslagen aus Gründen der Fairness und Motivation.

Sollte der Arbeitgeber die Pauschale nicht gewähren, können Mitarbeitende die tatsächlich angefallenen Kosten über die Reisekostenabrechnung beanspruchen. Sollte das Unternehmen auch dies nicht übernehmen, können die Beschäftigten die Ausgaben in der nächsten Steuererklärung als Werbungskosten absetzen. 

Neben Angestellten können auch Selbstständige, Freelancer und Unternehmer:innen die Übernachtungspauschale in Anspruch nehmen und von der Steuer absetzen. Wie das funktioniert, erfahren Sie in unserem Artikel „Reisekostenabrechnung für Selbstständige und Freelancer“.

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