Entsendebescheinigung A1 – Pflicht bei EU-Auslandsreisen

Die A1-Bescheinigung dient als Nachweis einer gültigen Sozialversicherung und muss grundsätzlich beantragt werden, wenn Arbeitnehmer vorübergehend in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), der Schweiz oder unter den geltenden Koordinierungsregelungen im Vereinigten Königreich tätig werden.

Die rechtliche Grundlage bildet die Verordnung (EG) Nr. 883/2004 zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit innerhalb Europas. Mit der Bescheinigung wird nachgewiesen, dass ein Mitarbeiter weiterhin im Sozialversicherungssystem seines Heimatlandes versichert ist. Dadurch wird verhindert, dass Sozialversicherungsbeiträge gleichzeitig in mehreren Staaten fällig werden. Beschäftigte bleiben während eines vorübergehenden Auslandseinsatzes grundsätzlich in dem Land sozialversichert, in dem sich ihr gewöhnlicher Beschäftigungsort befindet und in dem die Sozialabgaben abgeführt werden. Durch die Vorlage der A1-Bescheinigung behalten Arbeitnehmer während ihres Auslandsaufenthalts ihre sozialversicherungsrechtliche Absicherung. Dazu zählen unter anderem Leistungen bei Krankheit, Arbeitsunfällen, Mutterschaft sowie Ansprüche aus der Rentenversicherung.

Neben den Sozialversicherungsvorschriften des Heimatlandes können im Einsatzstaat weitere arbeitsrechtliche Regelungen gelten, beispielsweise zum Mindestlohn oder zu Arbeits- und Ruhezeiten.

Die Regelungen zur Koordinierung der Sozialversicherung gelten in allen Mitgliedstaaten der Europäischen Union sowie in den Staaten des Europäischen Wirtschaftsraums – Island, Liechtenstein und Norwegen – und in der Schweiz.

Auch nach dem Brexit bestehen weiterhin sozialversicherungsrechtliche Regelungen zwischen der Europäischen Union und dem Vereinigten Königreich. Grundlage hierfür ist das Handels- und Kooperationsabkommen zwischen der EU und Großbritannien. In vielen Fällen können Beschäftigte daher weiterhin im deutschen Sozialversicherungssystem verbleiben und benötigen einen entsprechenden Nachweis über die anzuwendenden Sozialversicherungsvorschriften.

Für Tätigkeiten außerhalb der EU, des EWR, der Schweiz oder des Vereinigten Königreichs gelten teilweise bilaterale Sozialversicherungsabkommen. Welche Nachweise im jeweiligen Zielland erforderlich sind, sollte vor Reiseantritt beim zuständigen Sozialversicherungsträger geprüft werden.

Nach aktueller Rechtslage ist die A1-Bescheinigung grundsätzlich auch bei kurzfristigen Dienstreisen erforderlich. Kann bei einer Kontrolle kein entsprechender Nachweis vorgelegt werden, kann dies zu Problemen führen. Je nach Land können zusätzliche Nachweise verlangt, der Zutritt zu Betriebsstätten oder Messegeländen verweigert oder Bußgelder verhängt werden. Kann ein Mitarbeiter nicht nachweisen, dass weiterhin die deutschen Sozialversicherungsvorschriften gelten, greifen grundsätzlich die Regelungen des Staates, in dem die Tätigkeit ausgeübt wird. Dieses sogenannte Territorialprinzip bildet die Grundlage vieler sozialversicherungsrechtlicher Prüfungen im Ausland.

Auch nachträgliche Forderungen von Sozialversicherungsbeiträgen sind in bestimmten Fällen möglich. Die konkreten Folgen unterscheiden sich jedoch von Land zu Land.

Unternehmen sind im Rahmen ihrer Fürsorgepflicht dafür verantwortlich, die notwendigen Voraussetzungen für Auslandsreisen ihrer Beschäftigten zu schaffen. Dazu gehört auch die rechtzeitige Beantragung der erforderlichen Nachweise.

Für Unternehmen könnte sich der Verwaltungsaufwand bei kurzfristigen Geschäftsreisen künftig deutlich reduzieren. Im Rahmen der Reform der EU-Vorschriften zur Koordinierung der sozialen Sicherheit haben sich das Europäische Parlament, der Rat der Europäischen Union und die Europäische Kommission im Trilogverfahren auf Erleichterungen für kurze Dienst- und Geschäftsreisen verständigt.

Nach der aktuellen Einigung soll die A1-Pflicht bei kurzfristigen beruflichen Aufenthalten entfallen. Vorgesehen ist eine Ausnahme für Einsätze von bis zu drei Tagen innerhalb eines Zeitraums von 30 Tagen. Für den Bausektor soll diese Erleichterung jedoch nicht gelten.

Wichtig: Die Reform ist derzeit noch nicht in Kraft. Die formelle Annahme durch das Europäische Parlament und den Rat der Europäischen Union steht noch aus (Stand: Mai 2026). Bis zum Inkrafttreten gelten die bisherigen Vorschriften unverändert weiter.

Ohne entsprechende Regelungen könnten bei vorübergehenden Tätigkeiten im Ausland Sozialversicherungsbeiträge sowohl im Heimatland als auch im Einsatzstaat anfallen.

Die A1-Bescheinigung stellt sicher, dass während einer Entsendung oder eines vorübergehenden Arbeitseinsatzes weiterhin die Sozialversicherungsvorschriften des Heimatlandes gelten. Dadurch werden doppelte Beitragszahlungen vermieden und die sozialversicherungsrechtliche Zuordnung eindeutig dokumentiert. Darüber hinaus bestehen mit verschiedenen Ländern bilaterale Sozialversicherungsabkommen, die ähnliche Nachweise vorsehen können. Auch bei Arbeitsunfällen im Ausland dient die A1-Bescheinigung häufig als wichtiger Nachweis über das zuständige Sozialversicherungssystem.

Seit 2019 muss die A1-Bescheinigung in Deutschland elektronisch beantragt werden. Dies erfolgt über eine geeignete Entgeltabrechnungssoftware oder über die elektronische Ausfüllhilfe sv.net.

Der Antrag wird automatisch an den zuständigen Sozialversicherungsträger übermittelt. Nach erfolgreicher Prüfung wird die Bescheinigung elektronisch zurückgesendet.

Die Bescheinigung kann anschließend digital bereitgestellt oder ausgedruckt werden. Da nicht alle Behörden im Ausland identische Verfahren anwenden, empfiehlt es sich, den Nachweis während der Reise jederzeit verfügbar zu haben.

Bei Angestellten erfolgt die Beantragung über den Arbeitgeber bei der zuständigen Krankenkasse. Privat krankenversicherte Beschäftigte sowie Selbstständige wenden sich in der Regel an die Deutsche Rentenversicherung.

Für die Beantragung werden verschiedene personenbezogene und beschäftigungsbezogene Angaben benötigt. Dazu gehören insbesondere Name, Sozialversicherungsnummer, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Wohnanschrift des Mitarbeiters. Darüber hinaus müssen Informationen zum Arbeitgeber, zum Einsatzort im Ausland, zur Dauer der Tätigkeit, zum Beschäftigungsstatus sowie zum zuständigen Sozialversicherungsträger angegeben werden. Da die Bearbeitungszeiten je nach Sozialversicherungsträger variieren können, sollte die A1-Bescheinigung möglichst frühzeitig beantragt werden. Empfehlenswert ist die Antragstellung, sobald die Auslandsreise verbindlich geplant wurde.

Arbeitnehmer, die regelmäßig in mehreren Staaten tätig sind, können unter bestimmten Voraussetzungen eine Dauerbescheinigung für sogenannte Mehrstaatentätigkeiten erhalten.

Voraussetzung ist, dass die Tätigkeit planbar und wiederkehrend erfolgt. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Beschäftigte mindestens einen Tag pro Monat oder mindestens fünf Tage pro Quartal in einem anderen Staat tätig sind. Die entsprechende Bescheinigung kann für einen Zeitraum von bis zu fünf Jahren ausgestellt werden. Eine allgemeine Pauschalbescheinigung für beliebig viele Länder existiert jedoch nicht. Welche Nachweise erforderlich sind, hängt stets von der konkreten Beschäftigungssituation und den jeweiligen Einsatzstaaten ab. Die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA) kann im Rahmen von Prüfungen zusätzliche Nachweise über die Tätigkeit im Ausland anfordern.

Spätestens seit Homeoffice, Remote Work und Workations zum Arbeitsalltag vieler Unternehmen gehören, gewinnt auch die Frage der Sozialversicherung im Ausland an Bedeutung.

Seit dem 1. Juli 2023 gilt das Europäische Rahmenübereinkommen zur grenzüberschreitenden Telearbeit. Es ermöglicht unter bestimmten Voraussetzungen, dass Beschäftigte weiterhin im Sozialversicherungssystem des Arbeitgeberlandes versichert bleiben, obwohl sie regelmäßig aus einem anderen teilnehmenden Staat arbeiten.

Voraussetzung ist unter anderem, dass die grenzüberschreitende Telearbeit weniger als 50 Prozent der gesamten Arbeitszeit ausmacht und sowohl das Wohnsitzland als auch das Land des Arbeitgebers dem Rahmenabkommen beigetreten sind.

Wichtig ist dabei: Das Rahmenübereinkommen betrifft ausschließlich grenzüberschreitende Telearbeit und gilt nicht automatisch für jede Form von mobilem Arbeiten oder Workations. Unternehmen sollten deshalb jeden Einzelfall sorgfältig prüfen, da neben sozialversicherungsrechtlichen Fragen auch steuerliche und arbeitsrechtliche Aspekte relevant sein können.

Wer Beschäftigten Homeoffice aus dem Ausland ermöglichen möchte, sollte die Rahmenbedingungen daher frühzeitig klären und entsprechende Nachweise rechtzeitig beantragen.

Grundsätzlich gilt die A1-Bescheinigung für die Dauer der jeweiligen Auslandstätigkeit – unabhängig davon, ob diese nur wenige Stunden oder mehrere Monate dauert. Der reguläre Entsendezeitraum ist auf maximal 24 Monate begrenzt. Dauert ein Auslandseinsatz länger als 24 Monate, können unter bestimmten Voraussetzungen Ausnahmevereinbarungen zwischen den zuständigen Sozialversicherungsträgern getroffen werden.

Benötigt man die A1-Bescheinigung auch für eine eintägige Dienstreise?

Ja. Nach aktueller Rechtslage kann die A1-Bescheinigung auch bei sehr kurzen Dienstreisen erforderlich sein. Die EU plant zwar Ausnahmen für berufliche Aufenthalte von bis zu drei Tagen, diese Regelung ist derzeit jedoch noch nicht in Kraft.

Wer beantragt die A1-Bescheinigung?

Bei Angestellten erfolgt die Beantragung durch den Arbeitgeber. Selbstständige sowie bestimmte privat krankenversicherte Personen beantragen die Bescheinigung in der Regel selbst bei der Deutschen Rentenversicherung.

Wie lange ist die A1-Bescheinigung gültig?

Die Bescheinigung gilt grundsätzlich für die Dauer der jeweiligen Auslandstätigkeit. Bei klassischen Entsendungen ist der Zeitraum in der Regel auf maximal 24 Monate begrenzt.

Internationale Geschäftsreisen bringen zahlreiche organisatorische und rechtliche Anforderungen mit sich. Dazu gehört auch die rechtzeitige Beantragung erforderlicher Nachweise wie der A1-Bescheinigung.

Mit Lanes & Planes behalten Unternehmen ihre Geschäftsreisen zentral im Blick. Personalabteilungen erhalten Transparenz über geplante Auslandsreisen und können notwendige Dokumente frühzeitig organisieren. Dadurch lassen sich Compliance-Risiken reduzieren, Prozesse vereinfachen und unnötiger administrativer Aufwand vermeiden.

Gerade bei international tätigen Unternehmen hilft ein zentraler Überblick über Reiseaktivitäten dabei, Pflichten rund um Sozialversicherung, Reiserichtlinien und Dokumentation effizient zu erfüllen.