Geschäftsreisen sind ein fester Bestandteil der Arbeitswelt. Unterwegs kann jedoch einiges Unvorhergesehenes passieren: Naturkatastrophen, politische oder soziale Unruhen, Unfälle, Krankheit. Viele Unternehmen sind darauf nicht ausreichend vorbereitet – es fehlen klare Strukturen für den Ernstfall. Dieser Guide liefert alle Informationen, die Travel Manager, HR-Verantwortliche und Führungskräfte brauchen, um ihrer Fürsorgepflicht gegenüber reisenden Mitarbeitenden vollständig und rechtssicher nachzukommen.
Grundlagen: Was ist die Fürsorgepflicht?
Zuerst lohnt sich ein Blick auf die Basis: Was bedeutet Fürsorgepflicht eigentlich rechtlich und praktisch? Wo liegen die Grenzen zwischen allgemeiner Arbeitgeberpflicht und spezifischem Reiserisikomanagement? Das sehen wir uns in den folgenden Abschnitten an.
Was versteht man prinzipiell unter Fürsorgepflicht?
Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, das Leben, die Gesundheit und das Eigentum ihrer Mitarbeitenden zu schützen; all das fällt unter die Fürsorgepflicht (engl. Duty of care). Daraus ergibt sich auch, dass Unternehmen entsprechende Maßnahmen ergreifen müssen, um den Schutz ihrer Mitarbeitenden zu gewährleisten.
Die Fürsorgepflicht gilt ortsunabhängig: in der Betriebsstätte, im Home Office, bei Auswärtstätigkeiten und auf Geschäftsreisen – und sie greift in unterschiedlichen Bereichen:
- Schutz der Gesundheit: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Arbeitsbedingungen zu schaffen, die die physische und psychische Gesundheit der Mitarbeitenden nicht gefährden. Dazu zählen zum Beispiel Lärmschutz, ergonomische Arbeitsplätze oder Burnout-Prävention.
- Arbeitssicherheit: Es ist Aufgabe des Arbeitgebers, sichere Arbeitsmittel und Schutzkleidung zu stellen sowie regelmäßige Gefährdungsbeurteilungen durchzuführen.
- Schutz der Persönlichkeit: Mitarbeitende müssen vor Mobbing, Diskriminierung und Übergriffen am Arbeitsplatz geschützt werden.
- Datenschutz: Der Arbeitgeber muss für den Schutz privater Daten sowie die sichere Aufbewahrung persönlicher Gegenstände (z.B. in abschließbaren Schränken) sorgen.
Rechtliche Basis der Fürsorgepflicht in Deutschland
Die grundsätzliche Pflicht des Arbeitgebers, Schutzmaßnahmen für seine Angestellten zu treffen, ist im § 618 Abs. 1 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) verankert. Darüber hinaus legen viele weitere Gesetze Regelungen fest, wie die Fürsorgepflicht in konkreten Fällen umzusetzen ist – etwa im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) oder dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
5 Gründe, warum Unternehmen die Fürsorgepflicht ernst nehmen sollten
- Rechtliche Verpflichtung: Die Fürsorgepflicht ist keine freiwillige Leistung, sondern gesetzlich verankert: im BGB, im Arbeitsschutzgesetz und in weiteren Regelwerken. Wer ihr nicht nachkommt, riskiert Haftungsklagen, Bußgelder und im schlimmsten Fall strafrechtliche Konsequenzen. Kommt ein Mitarbeitender auf einer Dienstreise zu Schaden, weil das Unternehmen erkennbare Risiken ignoriert hat, kann das teuer werden.
- Sicherheit bringt Produktivität: Wissen Reisende, dass ihr Unternehmen im Ernstfall für sie da ist, reisen sie entspannter, sie sind ruhiger, fokussierter und leistungsfähiger. Gut durchdachte Reiserichtlinien und eine klare Notfallstruktur fördern den Erfolg einer Reise und damit sind von betriebswirtschaftlichem Interesse für das Unternehmen.
- Attraktivität als Arbeitgeber und Mitarbeiterbindung: Gerade Vielreisende merken, ob ein Unternehmen ihre Sicherheit ernst nimmt oder nicht. Wer das Gefühl hat, auf sich allein gestellt zu sein, sucht sich womöglich einen Arbeitgeber mit mehr Unterstützung. Umgekehrt stärkt eine gelebte Fürsorgepflicht das Vertrauen und damit die Loyalität.
- Schutz vor Reputationsschäden: Ein Vorfall, der öffentlich wird – ein verletzter Mitarbeitender ohne Versicherungsschutz, ein in einem Krisengebiet vergessenes Teammitglied –, kann das Unternehmensimage nachhaltig beschädigen. Besonders in Zeiten von Social Media und transparenter Berichterstattung wiegt die öffentliche Wahrnehmung schwer.
- Grundlage für ein skalierbares Reiseprogramm: Wer heute klare Strukturen aufbaut – Reiserichtlinien, Risikoanalysen, Notfallpläne – schafft eine Basis, die mit dem Unternehmen wächst. Duty of Care ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der Travel Management professionalisiert und langfristig Kosten und Risiken reduziert.
Was fällt unter die Fürsorgepflicht bei Geschäftsreisen?
Arbeitgeber müssen vor, während und nach einer Reise für das Wohlergehen ihrer Mitarbeitenden Sorge tragen. Nur so erfüllt das Unternehmen seine Fürsorgepflicht und kann sicherstellen, im Ernstfall nicht haftbar gemacht zu werden.
Vor der Reise
Rechtlich gesehen beginnt die Verantwortung des Arbeitgebers bereits bei der Reiseplanung. In dieser Phase geht es vor allem darum, Reisende zu informieren und bestmöglich auf die Reise vorzubereiten. Diese Punkte sind dabei wichtig:
- Reiserichtlinien: Das Unternehmen muss klare, verbindliche Reiserichtlinien aufsetzen; sie sind die Basis sicherer Geschäftsreisen. Darin werden u.a. Sicherheitsstandards, Versicherungen und Ansprechpersonen für den Ernstfall festgehalten.
- Visa & Dokumente: Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass alle Einreisebestimmungen erfüllt sind (z.B. Visa, Transit-Visa, Gültigkeit des Reisepasses). Bei Reisen innerhalb der EU ist zusätzlich eine A1-Bescheinigung nötig, als Nachweis, dass der/die Reisende im Heimatland sozialversichert ist.
- Gesundheitliche Eignung: Unternehmen müssen prüfen, ob die Person aus gesundheitlicher Sicht bedenkenlos zum Zielort reisen kann. Das gilt insbesondere bei Langstreckenreisen oder in klimatisch herausfordernden Regionen. Zur Fürsorge zählen auch, rechtzeitig über notwendige Impfungen zu informieren sowie eine umfassende Auslandskrankenversicherung abzuschließen.
- Sicherheitsinformationen: Arbeitgeber müssen aktuelle Reise- und Sicherheitshinweise (z. B. des Auswärtigen Amtes) zur Verfügung stellen. Bei Reisen in Regionen mit erhöhtem Risiko ist eine formelle Gefährdungsbeurteilung nach dem Arbeitsschutzgesetz (§ 5 ArbSchG) unbedingt notwendig. Idealerweise nutzen Unternehmen hierfür digitale Tools, die Echtzeit-Sicherheitswarnungen direkt auf das Smartphone der Reisenden senden.
- Kulturtraining: Je nach Reiseziel kann ein Kulturtraining für eine Dienstreise sinnvoll sein. Ein Briefing zu lokalen Vorschriften (z. B. Kleidungsregeln oder Alkoholverbote) schützt Reisende vor Konflikten mit den Behörden vor Ort.
Während der Reise
Sobald Mitarbeitende unterwegs sind, besteht die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers vor allem darin, den Reisenden im Fall von unvorhergesehenen Ereignissen Hilfe und Beistand zu leisten:
- Lokalisierung im Notfall: Im Falle einer Naturkatastrophe, eines Streiks oder politischer Unruhen ist die wichtigste Frage für das Unternehmen: „Ist jemand von uns betroffen?“. Digitale Lösungen wie Lanes & Planes bieten interaktive Karten, auf denen aktuelle Reisewarnungen sowie die Aufenthaltsorte von Reisenden angezeigt werden. Um den Schutz der Privatsphäre zu gewährleisten, basiert dieses Tracking auf den Buchungsdaten, nicht auf GPS.
- Erreichbarkeit: Arbeitgeber müssen garantieren, dass Reisende jederzeit eine qualifizierte Kontaktperson erreichen können, die im Ernstfall Befugnisse zur Hilfeleistung hat. Effektive Fürsorge bedeutet auch, dass das Unternehmen proaktiv auf Reisende zugeht (z. B. via SMS oder Benachrichtigung in der App), um vor akuten oder drohenden Gefahren zu warnen.
Nach der Reise
Im Anschluss an eine Geschäftsreise sorgt ein verantwortungsbewusstes Travel Management dafür, dass Mitarbeitende physisch und psychisch fit sind und sicher in den Arbeitsalltag zurückkehren können (besonders wichtig bei längeren Aufenthalten). Außerdem können Erkenntnisse aus der Reise genutzt werden, um die zukünftige Reise- und Sicherheitsstrategie des Unternehmens zu verbessern. Das ist nach einer Reise wichtig:
- Medizinische Nachsorge: Bei Reisen in (sub)tropische Gebiete oder Regionen mit spezifischen Infektionsgefahren ist der Arbeitgeber verpflichtet, Rückkehreruntersuchungen (z. B. nach dem berufsgenossenschaftlichen Grundsatz G 35) anzubieten. Dies gilt insbesondere dann, wenn während der Reise gesundheitliche Beschwerden aufgetreten sind.
- Mentale Gesundheit und psychologische Sicherheit: Dienstreisen können auch psychisch fordernd sein. Eine kurze Nachbesprechung nach der Rückkehr hilft dabei, Anzeichen von Travel Fatigue (Reisemüdigkeit) oder Stresssymptomen zu erkennen. Hat der Mitarbeitende kritische Situationen erlebt (z. B. Unfälle oder politische Unruhen), ist eine psychologische Aufarbeitung Teil der Fürsorge, um Langzeitfolgen zu vermeiden.
- Feedback & evtl. Evaluierung bestehender Konzepte: War das gebuchte Hotel in einer unsicheren Gegend? Gab es Probleme mit dem Notfallplan? Solches Feedback muss erfasst werden, damit der Arbeitgeber seine Reiserichtlinien bei Bedarf anpassen kann.
Abgrenzung: Fürsorgepflicht vs. Travel Risk Management
Im Kontext der Fürsorgepflicht wird häufig auch über Travel Risk Management (dt. Reiserisikomanagement) gesprochen. Es gibt einen direkten Zusammenhang zwischen den Begriffen, sie sind jedoch nicht identisch – Travel Risk Management ist vielmehr ein Bestandteil der Fürsorgepflicht.
Die Fürsorgepflicht beschreibt die grundsätzliche rechtliche Verpflichtung des Arbeitgebers, für den Schutz und die Sicherheit von Mitarbeitenden zu sorgen und entsprechende Maßnahmen zu treffen.
Das Travel Risk Management ist ein Schritt, der im Rahmen der Fürsorgepflicht anfällt. Dabei geht es darum, Risiken vor und während einer Reise abzuschätzen und zu minimieren sowie im Notfall schnelle Hilfe zu leisten.
Ein effektives Travel Risk Management umfasst die folgenden Bereiche:
- Risikoanalyse: Der Arbeitgeber bewertet vor und während einer Reise mögliche Gefahren am Reiseziel (z.B. Naturkatastrophen, politische Unruhen oder gesundheitliche Risiken).
- Prävention und Schulung: Reisende werden vorab auf mögliche Krisen vorbereitet, etwa durch Sicherheitstrainings oder länderspezifische Schulungen.
- Tracking und Kommunikation: Notfallsysteme ermöglichen die Lokalisierung von Mitarbeitenden und den direkten Kontakt im Ernstfall.
- Notfallmanagement: Der Arbeitgeber setzt Prozesse auf, die Mitarbeitenden im Notfall schnelle medizinische Hilfe oder eine Evakuierung garantieren.
Ein Tipp aus der Praxis: Orientieren Sie sich an der internationalen Norm ISO 31030, um den aktuellen Standard für Ihr Travel Risk Management zu definieren und Ihre Fürsorgepflicht zu erfüllen. Der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) bietet dafür einige hilfreiche Leitfäden.
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