Was muss in einer Reiserichtlinie für deutsche Unternehmen stehen?
Was ist eine Reiserichtlinie?
Prinzipiell umfasst eine Reiserichtlinie alle grundlegenden Vorgaben eines Unternehmens zu Reisebuchung, Genehmigungsprozess und Reisekostenabrechnung. So schafft sie ein verbindliches Regelwerk für alle Mitarbeitenden des Unternehmens.
Was muss in einer Reiserichtlinie stehen?
Es gibt keine rechtlichen Vorschriften zu Form und Inhalt – aber ein paar grundlegende Inhalte sollte jedes Unternehmen in seinen Richtlinien festhalten:
- Reisebuchung: Über welche Plattformen soll gebucht werden, wie weit im Voraus und welche Zahlungsmittel sind erlaubt?
- Genehmigungsprozesse: Wer erteilt Genehmigungen? Ist bei Buchungen innerhalb der Richtlinien eine Genehmigung notwendig und wie soll bei Buchungen außerhalb der Richtlinien vorgegangen werden?
- Transport & Hotel: Wie hoch sind die Budgets für Transport und Unterkunft? Welche Sonderwünsche oder Extras sind erlaubt? Wie weit darf die Unterkunft vom Einsatzort entfernt sein? Welche Transportmittel sind für Dienstreisen vorgesehen? Dürfen Mitarbeitende Business-Class-Flüge oder 1. Klasse-Bahnreisen buchen?
- Verpflegung: Wie hoch ist die Verpflegungspauschale und wie machen Mitarbeitende diese geltend? Welche Limits gibt es, Kund:innen oder Partner:innen zum Restaurantbesuch einzuladen? Wie werden Spesen und Reisekosten abgerechnet?
- Bleisure: Dürfen Mitarbeitende geschäftliche Reisen mit privaten Urlaubstagen kombinieren? Welcher Versicherungsschutz greift in der geschäftlichen bzw. der privaten Phase? Müssen die Mitarbeitenden zusätzliche Versicherungen abschließen? Wer übernimmt die Kosten für die Rückreise?
- Notfälle: Was passiert in unvorhergesehenen Situationen wie Unfällen, Krankheiten, Naturkatastrophen oder politischen Unruhen? Wer ist die Ansprechperson im Krisenfall? Wann können Reisen abgesagt werden?
Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sie dient lediglich der Orientierung. Je nach Unternehmensgröße und Reisetätigkeit wird die Liste variieren.
Was sind die Vorteile einer Reiserichtlinie?
Eine Reiserichtlinie standardisiert den Prozess rund um Dienstreisen und legt verbindliche Regeln für alle Mitarbeitenden fest. Dadurch bringt sie immense Vorteile für Unternehmen sowie Arbeitnehmer:innen:
Vorteile für Unternehmen
- Bessere Budgetkontrolle: Durch fixe Kostenlimits und vorverhandelte Rahmenverträge lassen sich Ausgaben gezielter steuern und senken.
- Zeitersparnis: Wenn Buchungs- und Abrechnungsprozesse standardisiert und effizient ablaufen, bleibt Mitarbeitenden mehr Zeit für anderes.
- Fürsorgepflicht & Risikomanagement: Das Unternehmen kann Sicherheitsstandards (z.B. Vorgaben zu Versicherungen oder zum Krisenmanagement) festlegen und so seine Fürsorgepflicht gegenüber den Mitarbeitenden rechtssicher erfüllen.
- Compliance: Mit klaren Richtlinien stellen Unternehmen sicher, dass alle Reiseausgaben den Vorgaben entsprechen.
Vorteile für Mitarbeitende
- Orientierung bei der Buchung: Mitarbeitende wissen genau, welche Verkehrsmittel oder Unterkünfte erlaubt sind, und sparen sich Rückfragen beim Buchen.
- Gleichbehandlung: Reiserichtlinien legen transparente Regeln für alle Hierarchieebenen fest – das vermeidet das Gefühl der Bevorzugung oder Benachteiligung.
- Finanzielle Klarheit: Mitarbeitende wissen im Vorfeld der Reise genau darüber Bescheid, welche Kosten das Unternehmen übernimmt und wie sie Ausgaben einreichen können.
- Planungssicherheit: Reiserichtlinien enthalten oft zusätzliche Bestimmungen, die Reisen angenehmer machen, z.B. in der Bahn 1. Klasse zu fahren, um konzentriert arbeiten zu können.
Am Ende zeichnet sich eine gelungene Reiserichtlinie dadurch aus, dass sie verbindliche Regeln setzt: solche, die zum einen das Unternehmen vor finanziellen oder rechtlichen Risiken schützen und zum anderen den Reisenden genügend Komfort und Flexibilität bereiten, sodass sie sich voll auf den Anlass der Reise konzentrieren können.
Reiserichtlinien leichter einhalten mit digitalen Lösungen
Eine Reiserichtlinie zu erstellen, ist eine Sache; sie an alle Mitarbeitenden zu kommunizieren und dafür zu sorgen, dass sie eingehalten wird, eine ganz andere. Damit eine Reiserichtlinie wirklich eingehalten wird, muss es den Mitarbeitenden so einfach wie möglich gemacht werden, sie zu befolgen.
Es ist ein guter Anfang, ein Dokument mit allen wichtigen Infos zu erstellen, etwa als PDF oder als Eintrag in der unternehmensinternen Wissensdatenbank. In der Praxis bewährt sich dieser Ansatz aber leider häufig nicht. Zu mühselig ist es, vor jeder Reise das Dokument zu durchforsten, um exakt die Informationen zu bekommen, nach denen man sucht.
Der einfachste Weg, sicherzustellen, dass die Richtlinien eingehalten werden, ist, sie direkt in den Buchungs- und Abrechnungsprozess zu integrieren. Digitale Plattformen wie Lanes & Planes bieten die Lösung dafür. Mitarbeitende sehen während des Buchungsvorgangs, welche Transportmittel und Unterkünfte ihr Unternehmen erlaubt – und sie können im Rahmen festgelegter Reiserichtlinien und Budgetvorgaben Buchungen nach ihren Wünschen vornehmen.
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