Der ultimative Duty-of-Care-Guide: Fürsorgepflicht auf Geschäftsreisen 

Lange lag der Fokus der Fürsorgepflicht auf dem Schutz vor physischen Gefahren. Heutzutage weiß man aber, dass die psychische Gesundheit am Arbeitsplatz ebenso ernst genommen werden muss: Rund jede 5. Krankschreibung (19,6 %) ist auf eine psychische Erkrankung zurückzuführen. 

Kontinuierliche Überlastung, Zeitdruck oder ungelöste Konflikte können ebenso sehr krank machen wie unzureichende oder unsichere Arbeitsmittel. Deshalb verlangt die erweiterte Fürsorgepflicht von Arbeitgebern neben der physischen auch die mentale Gesundheit ihrer Mitarbeitenden zu schützen. Ein besonderes Augenmerk sollte dabei auf Geschäftsreisen liegen, da Jetlag, Termindruck und unvorhergesehene Ereignisse auf Reisen für enormen Stress sorgen können. 

Wer regelmäßig für die Arbeit unterwegs ist, kennt das Bild: Der Kalender ist voll, die Nächte kurz und der Laptop ist immer dabei. Das kann schnell in Stress ausarten: Studien zeigen, dass häufig reisende Mitarbeitende ein erhöhtes Risiko für Schlafstörungen, Angstzustände, Alkoholmissbrauch und Burnout haben. Rund 80 % der Geschäftsreisenden geben an, dass sie sich auf Reisen zumindest manchmal gestresst fühlen – fast jede(r) Vierte empfindet das Stresslevel als hoch oder sogar sehr hoch.

Der entscheidende Unterschied zwischen einer belastenden und einer entspannten Reisetätigkeit liegt oft nicht in der Häufigkeit der Reisen, sondern in der Unterstützung, die Mitarbeitende erhalten.

Geschäftsreisen belasten nicht nur den Körper – sie zehren auch an der mentalen Gesundheit. Die gute Nachricht ist, dass Unternehmen schon mit wenig Aufwand ihre Mitarbeitenden unterstützen können. Hier ein paar Tipps: 

Unternehmen können ihre Reiserichtlinien so gestalten, dass Mitarbeitende auf Geschäftsreisen für Überlastung geschützt werden. Ein paar einfache Regeln helfen: 

Die meisten Unternehmen versuchen, ihre Reisekosten möglichst gering zu halten – doch manchmal lohnt es sich, etwas mehr für Transport oder Hotel auszugeben und dafür den Reisenden ein Extralevel an Komfort zu bieten. Definieren Sie Kriterien für die Unterkunftswahl und nehmen Sie diese verbindlich in die Reiserichtlinien auf; anstatt standardmäßig das günstigste verfügbare Angebot zu wählen.

Es muss nicht gleich der Privatjet sein – schon ein ruhigeres 1. Klasse-Zugabteil oder ein etwas teurer Direktflug machen das Reisen deutlich entspannter. 

Auch bei der Unterkunft sollte nicht nur der Preis entscheiden. In einem Hotel mit gutem Frühstück und Fitnessbereich fühlen sich Mitarbeitende einfacher wohler. Wer gut schläft und entspannt in den Tag startet, kommt ausgeruht in Meetings und trifft bessere Entscheidungen. 

Employee Assistance Programs (EAP) oder digitale Plattformen für psychologische Beratung (z.B. per Videocall) machen es möglich, auch von unterwegs professionelle Unterstützung zu erhalten. EAP bieten Mitarbeitenden vertraulichen Zugang zu psychologischer Beratung, Coaching oder Krisenunterstützung. Das Angebot läuft per Telefon oder Videocall, also unabhängig vom Aufenthaltsort. Auch Achtsamkeitsapps, Meditationsangebote oder digitale Coaching-Formate können helfen, Stress kurzfristig abzubauen.

Entscheidend ist, dass diese Angebote nicht nur existieren, sondern aktiv kommuniziert werden: Viele Mitarbeitende wissen gar nicht, was ihnen zur Verfügung steht. Deshalb ist es sinnvoll, diese Informationen ins Reise-Briefing zu setzen oder sie in der internen Kommunikation mitzugeben. 

Neben unternehmensweiten Angeboten helfen auch eine aufgeschlossene Führungskultur und klare Kommunikation zwischen Mitarbeiter:in und Führungskraft, Stress auf Geschäftsreisen zu minimieren.

Setzen Sie realistische Ziele für die Geschäftsreise. Wenn ein Mitarbeitender z. B. zu einer Konferenz fährt, kann er sich im Vorfeld zusammen mit seiner Führungskraft Gedanken darüber machen, welche Keynotes wirklich wichtig sind oder wer die wirklich relevanten Gesprächspartner:innen sind. So weiß der Mitarbeitende, worauf er sich fokussieren muss, und kann seine Ziele erreichen, ohne sich überfordert zu fühlen.

Auch hilfreich ist es, Grenzen bei der Erreichbarkeit festzulegen. Vereinbaren Sie klare zeitliche Limits – etwa, dass Mitarbeitende außerhalb ihrer regulären Arbeitszeit nicht auf E-Mails oder Nachrichten reagieren müssen. Dies hilft den Mitarbeitern, von der Arbeit abzuschalten und ihre freie Zeit nach Belieben zu gestalten. 

Während der Reise helfen regelmäßige Check-ins (die über die reinen Arbeitsthemen hinausgehen), die mentale Belastung der Reisenden im Blick zu behalten. Mitarbeitende sollten das Gefühl haben, dass sie sich bei Problemen oder Überlastung melden können. Führen Sie nach der Rückkehr ein offenes Gespräch zur Nachbereitung – nicht nur über die Projektergebnisse, sondern auch nach dem Wohlbefinden und eventuellen Belastungen während der Reise. 

Geben Sie Ihren Mitarbeitenden Autonomie: Lassen Sie sie ihre Flüge, Zugfahrten oder Hotels selbst auswählen und buchen  – innerhalb der Reiserichtlinien. Oder geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihre Reise mit einigen Bleisure-Tagen zu verlängern. Wenn Reisende bei ihrer Reise mitbestimmen können, sind sie weniger schnell frustriert und gestresst. 

95 % der LGBTQIA+-Reisenden geben an, ihre sexuelle Orientierung auf Geschäftsreisen schon mal verheimlicht zu haben. Der häufigste Grund ist die persönliche Sicherheit. Und das leuchtet ein: In über 60 Ländern weltweit steht Homosexualität unter Strafe. Selbst in Ländern ohne strafrechtliche Verfolgung sind LGBTQIA+-Personen nicht vor Übergriffen und Diskriminierungen sicher.   

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verpflichtet Unternehmen dazu, Beschäftigte vor Benachteiligung und Belästigung aufgrund ihrer sexuellen Identität zu schützen. Das gilt auch auf Geschäftsreisen und insbesondere dann, wenn die Dienstreise in ein Land führt, in dem LGBTQIA+-Personen strafrechtlich verfolgt oder gesellschaftlich diskriminiert werden können. 

Um sicherzugehen, dass Reisende unterwegs sicher sind, können Unternehmen einiges tun. Wir haben einige Tipps zusammengestellt: 

Bevor LGBTQIA+-Personen auf Dienstreise gehen, sollten sich Unternehmen und Reisende über die Lage vor Ort informieren. Die rechtliche Ausgangssituation variiert von Land zu Land, aber die folgenden Fragen sollten vor jeder Reise beantwortet sein: 

Nicht selten wird Homosexualität zwar formell geduldet, gilt aber als soziales Tabu – öffentliche Sichtbarkeit kann dann mit Risiken verbunden sein. Neben rechtlichen Aspekten sollten sich Reisende auch über die alltägliche Realität vor Ort informieren: 

Online finden sich einige verlässliche Quellen für aktuelle Informationen: ILGA World bietet Weltkarten zur Rechtslage für LGBTQIA+-Reisende. Das Auswärtige Amt veröffentlicht kontinuierlich Reise- und Sicherheitshinweise, inklusive Hinweise zur gesellschaftlichen Situation. Stonewall bietet Ressourcen, mit denen Unternehmen LGBTQIA+-inklusive Arbeitskonditionen schaffen. 

Darüber hinaus helfen Community-Plattformen, Reiseforen und lokale LGBTQIA+-Organisationen dabei, sich ein Bild von der Lage vor Ort zu machen, und sollten, wenn möglich, in ein strukturiertes Reisebriefing einfließen. 

Übrigens: Mitarbeitende können eine Geschäftsreise ablehnen, wenn ihre Sicherheit vor Ort aufgrund ihrer sexuellen Identität gefährdet ist. Der Person dürfen daraus keine beruflichen Nachteile oder arbeitsrechtlichen Konsequenzen entstehen. 

Zusätzlich zur Vorbereitung können Unternehmen ihre Reisenden durch konkrete Empfehlungen für ihren Aufenthalt unterstützen:

Im Zweifelsfall sollten sich Reisende diskret verhalten, wachsam bleiben und Provokationen vermeiden. Damit leugnen sie nicht die eigene Identität, sondern treffen nur temporäre Sicherheitsmaßnahmen. 

Jedes Unternehmen sollte einen Notfallplan in seinem Travel Management verankern – für LGBTQIA+-Personen gilt das besonders. Die folgenden Tipps haben sich in der Praxis bewährt: 

Diversity und Inklusion sind keine Konzepte, die nur im Büro gelten. Wer Mitarbeitende auf Dienstreisen schickt, übernimmt Verantwortung für ihre Sicherheit, und das schließt LGBTQIA+-Personen ausdrücklich ein.

Um der Fürsorgepflicht nachzukommen, sollten Unternehmen vor jeder Reise eine Risikoanalyse durchführen und außerdem Standards für Unterkünfte, Notfallpläne und Ressourcen in der Reiserichtlinie verankern. Die gute Nachricht: Die meisten Maßnahmen kosten wenig – sie erfordern vor allem Haltung, Aufmerksamkeit und den Willen, bestehende Prozesse kritisch zu überprüfen.